HRCommunicator – die Schnittstelle zwischen Lohnabteilung und Mitarbeiter

Der HRCommunicator bildet die Schnittstelle
zwischen Lohnabteilung und Mitarbeiter:

• Gehaltsabrechnungen und andere Dokumente zum Download für die Mitarbeiter
• Abstellen von allgemeinen und personenbezogenen Mitteilungen
• Antwortmöglichkeiten und Anfragemöglichkeiten für Mitarbeiter an die Personalabteilung
• Sichere Kommunikation durch Verschlüsselung der Daten (entspricht dem Bankenstandard)
• Möglichkeit der Integration in Ihre vorhandene Serverlandschaft
• Benachrichtigungen per Mail oder SMS bei neuen Belegen oder Mitteilungen

Der HRCommunicator spart Kosten:

• Der Druck der Dokumente entfällt (Papier-, Toner-, Zeiteinsparung)
• Die Verteilung der Dokumente im Haus entfällt
• Die Portokosten entfallen
• Die Druckergröße in der Personalabteilung kann für die Zukunft minimiert werden
• Wartungskosten werden reduziert

Datensicherheit:

Gesicherte Kommunikation von der Personalabteilung zum Mitarbeiter und umgekehrt, auch vom Mitarbeiter hochgeladene Dokumente werden im gesicherten Modus transportiert (Standard bei Onlinebanking).

So funktioniert der HRCommunicator:

Was zu tun ist:

Alle relevanten Dokumente (Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Tankrechnungen, Kantinenrechnung, etc.) werden als PDF (evtl. über einen virtuellen PDF-Drucker) gespeichert.

Der HRCommunicator bereitet die PDFs zum Upload vor und stellt sie automatisch auf den Server.

Was dann passiert:

Auf dem Server sind bereits alle Daten zum Personal hinterlegt worden, diese können jederzeit von einer autorisierten Person eingesehen und verändert werden.

Wenn nun z.B. eine neue Gehaltsabrechnung hochgeladen wurde, wird der Mitarbeiter per SMS oder Mail benachrichtigt (zu Beginn erstellt das System automatisch einen Brief mit dem Zugangscode für die erste Nutzung).
Der Mitarbeiter loggt sich nach dem Erhalt des Zugangscodes in das Portal ein und kann nun die Dokumente im gesicherten Modus (wie Bankenstandard) abrufen. Personalabteilung und Mitarbeiter können über das System verschlüsselt in Kontakt treten, Fragen können beantwortet werden, ohne dass die Personalsachbearbeiter von ihrer Tätigkeit abgelenkt werden.